できること
- 基準CSVと確認対象CSVをブラウザ内で照合
- 退職者・契約終了者の有効アカウント候補を確認
- 未使用ライセンス候補を確認
- 基準CSVに存在しない利用者候補を確認
- Adobe Admin Console、Google Workspace、その他CSVの読み込み件数、列、空欄、重複を確認
- 結果CSV、HTMLサマリー、実行レポートJSONを出力
- 前回結果CSVによる比較確認
利用前確認
利用前確認
この確認画面を使う前に、利用範囲、データ処理、利用時の注意点を確認します。
位置づけ
提供時の前提
セルフレビュー画面としての位置づけ
現在は基準CSVと Microsoft 365 の利用者CSVを使って従来の確認候補を作ります。Adobe Admin Console、Google Workspace、その他CSVは追加サービスCSVとして読み込み、人ごとの確認結果ビューでサービス有無を確認できます。サービス固有の詳細ルールは今後の拡張対象です。外部審査や認定を受けたサービスではありません。
対応範囲
対応範囲
できないこと
- Microsoft 365へのAPI接続
- Adobe Admin Console、Google Workspace、その他サービスへのAPI接続
- アカウント停止、削除、ライセンス回収の自動実行
- 確認履歴のサーバー保存
- 追加サービスCSVのサービス固有ルールを従来の結果CSVへ反映すること
- 個別CSVの整形代行
- 法務・内部統制上の最終判断の代行
確認事項
利用時の確認事項
- CSVの準備ページに沿って、基準CSVと確認対象CSVを用意する
- CSVを投入する前に、確認画面の「確認すると安心な項目」を確認する
- 結果CSVをダウンロードし、共有・外部・テストアカウントを人が確認する
- 表示金額は契約書、請求書、各サービスの管理画面で確認する
- 停止・削除・ライセンス回収は、本人、所属長、利用責任者の確認後に行う
- ダウンロードしたCSV/HTML/JSONは社内の情報管理ルールで保管・削除する
データ処理
データ処理について説明できること
- CSV本文はブラウザ内だけで処理し、サーバーへ送信しません
- 現行の確認画面では、外部通信、Cookie、localStorage、sessionStorage、IndexedDBは使っていません
- 現行の確認画面では、外部スクリプト、CDN、分析タグ、広告タグは使っていません
- CSV由来の値はHTMLとして挿入せず、テキストとして表示します
- 結果CSVではExcel/Sheetsの数式実行につながりやすい値を無害化します
- ファイルサイズ、行数、列数に上限を設けています
- 実行レポートJSONにはCSV本文を含めません
利用に向かないケース
使わない方がよいケース
- 会社ルール上、実データをブラウザ処理ツールに読み込めない場合
- 社外提供ツールで個人情報を処理する前に法務・情シス承認が必要な場合
- CSVが10MB、20,000行、200列を超える場合
- Microsoft 365以外の利用サービスについて、サービス固有の未使用判定や製品別ルールまで確認することを主目的にしている場合
- 確認結果だけで停止・削除・ライセンス回収を進めたい場合
次の操作
確認が終わったら、確認画面でCSVを確認できます
サンプルCSVで流れを確認してから、自社CSVで確認候補を整理できます。CSV本文はサーバーへ送信されず、各サービス側も変更されません。